Automatyzacja przelewów
Case Study
Z 3 dni do 15 minut — rewolucja w agencji pracy dla opiekunek
Automatyzacja przelewów: z 3 dni do 15 minut — rewolucja w agencji opiekunek
Firma ze Słupska, działająca w branży opiekunek osób starszych w Niemczech, postanowiła odczarować dzień wypłat. Wcześniej kojarzył się on ze stresującą atmosferą w firmie, wiszącym w powietrzu napięciem i ogólnym zamieszaniem. Teraz jest to dzień jak każdy inny…dlaczego? Bo spora część żmudnej i jednocześnie bardzo odpowiedzialnej i szczegółowej pracy – dzieje się sama!
Miesięcznie realizowali ręcznie
od 300 do 400 przelewów w Euro i Złotówkach.
Zajmowało ponad 30 h miesięcznie.
Firma
🦸♂️ W procesie robienia przelewów były zaangażowane 3 osoby, nie raz 4 (razem z właścicielem).
⏰ Zrobienie ponad 300 przelewów zajmowało ponad 30h miesięcznie. W skali roku 360h godzin!
Wyzwanie
– dla Pani Ewy (kadrowej) było wyjechanie na urlop w okresie przelewów.
– dużo ręcznego klikania i błędów.
– przyjrzenie się procesowi unaoczniło kiepską jakość danych w głównym systemie CRM (danych potrzebnych do przelewów). Były to informację o zaliczkach, komornikach etc.
Przelewy pracowników były realizowane ręcznie przez 2–3 dni pod koniec miesiąca, co powodowało stres, opóźnienia i ryzyko błędów.
Rozwiązanie (Automatyzacja)
Etap został podzielony na 3 etapy:
1. Generowanie list z CRM Hrily
2. Zbieranie danych o zaliczkach i bonusach, potrąceniach za komornika i zaliczkach
3. Przygotowanie pliku bankowego dla kont Polskich i Zagranicznych
Automatyczne powiadomienia na komunikatorze Slack usprawniły przepływ informacji.
Rezultat
– ⏱ Czas realizacji spadł z 3 dni do 15 minut
– 💸 30h miesięcznie uwolnione z działu finansów
– 📈 Przelewy możliwe nawet w tym samym dniu, nie 3 dni wcześniej
