Problem: faktury w mailach to strata czasu
Wyobraź sobie, że nigdy więcej nie będziesz szukać faktur w mailach, ręcznie ich segregować ani martwić się, że coś przegapisz. Mi ta automatyzacja zaoszczędziła ponad 2 godziny miesięcznie czasu na przerzucaniu faktur z maila do wFirma i segregowaniu w Google Drive.
W tym poradniku pokażę Ci, jak zbudowałem system, który całkowicie automatycznie przenosi faktury z Twojej skrzynki mailowej prosto do księgowości — bez Twojego udziału.
Obejrzyj poradnik wideo
Krok 1: konfiguracja wFirma i Dropbox
Zaczynamy od wFirma. Zaloguj się i przejdź do Ustawień w prawym górnym rogu (kliknij ikonę użytkownika).
Dodaj folder w chmurze
- Sekcja Integracja i Dyski w chmurze
- Kliknij Dodaj folder w chmurze
- Wybierz Dropbox jako dostawcę
Ustawienia OCR
Zaznacz obsługę automatycznego OCR. Dzięki temu faktury będą automatycznie odczytywane przez system. W zakładce Księgowe możesz skonfigurować dodatkowe opcje:
- Przenieś do folderu „archiwum” po zaksięgowaniu
- Usuń z chmury po zaksięgowaniu
- Twórz kopię poza chmurą po zaksięgowaniu
Krok 2: budowa scenariusza w Make.com
Zaloguj się do make.com i kliknij Create Scenario.
Moduł 1: Gmail — Watch Emails
Pierwszym elementem będzie Gmail z akcją Watch E-Mails. Po dodaniu zaloguj się do Gmaila i utwórz połączenie. Utwórz też etykietę Faktury, którą będziesz oznaczać maile do przetworzenia.
Moduł 2: Gmail — List Attachments and Media
Dodaj kolejny element List Attachments and media. Odczyta wszystkie załączniki z danego maila — pamiętaj, by skonfigurować Message ID z poprzedniego elementu.
Moduł 3: Dropbox — Upload a File
Dodaj moduł Dropbox z akcją Upload a file. Skonfiguruj połączenie i ustaw ścieżkę:
/Aplikacje/wfirma.pl/OCR/Do Odczytu
Krok 3: filtrowanie niepotrzebnych plików
Aby nie odczytywać śmieci, ustawiamy filtr MIME-Type między odczytem załączników a wrzuceniem do Dropbox. Dzięki temu odfiltrujemy pliki, których wFirma nie przetworzy.
W zależności od potrzeb możesz filtrować tylko PDF-y, ignorować obrazki lub pliki DOC.
Krok 4: optymalizacja kosztów — Array Aggregator
Dodajemy moduł Array Aggregator, aby poczekać aż wszystkie faktury zostaną dołączone, zanim wywołamy modyfikację etykiety w Gmailu.
Moduł 5: Gmail — Update Email Labels
Na koniec dodaj moduł Update email labels. Usuń etykietę „Faktury” i dodaj „Faktury/Archiwum”. Przetworzone maile lądują w archiwum automatycznie.
Ile to wszystko kosztuje?
Wszystko zależy od liczby faktur. Na początek warto przetestować plan darmowy Make.com — 1 000 kredytów miesięcznie.
| Plan | Kredyty | Możliwości |
|---|---|---|
| Darmowy | 1 000/mies. | ~100–200 faktur (single) lub ~200–400 (zbiorcze) |
| Płatny | 10 000 za ~43 zł | ~2 000–4 000 faktur miesięcznie |
Co dalej można z tym zrobić?
- Podłączyć Google Drive i automatycznie segregować faktury po kontrahentach
- Wysyłać powiadomienia Slack gdy nowa faktura zostanie dodana
- Automatycznie kategoryzować faktury na podstawie nadawcy
Mateusz Kozłowski
Założyciel flowbiz · Ekspert automatyzacji procesów
Wdrażam automatyzacje, integracje i AI w średnich firmach na Pomorzu i w Kujawsko-Pomorskiem.