300–400
przelewów miesięcznie
30 h
miesięcznie zaoszczędzone
Kontekst — dzień wypłat jak każdy inny
Firma ze Słupska, działająca w branży opiekunek osób starszych w Niemczech, postanowiła odczarować dzień wypłat. Wcześniej kojarzył się on ze stresującą atmosferą, wiszącym w powietrzu napięciem i ogólnym zamieszaniem. Teraz jest to dzień jak każdy inny — bo spora część żmudnej i jednocześnie bardzo odpowiedzialnej pracy dzieje się sama.
W proces robienia przelewów było zaangażowane 3 osoby, nieraz 4 (razem z właścicielem). Zrobienie ponad 300 przelewów zajmowało ponad 30 h miesięcznie. W skali roku — 360 godzin. Cały etat poświęcony na klikanie.
Wyzwanie
Rozwiązanie — automatyzacja w trzech etapach
Rozłożyliśmy proces na trzy niezależne etapy, każdy z własnym scenariuszem w Make.com. Dzięki temu w razie awarii zatrzymuje się tylko jeden krok, a nie całość.
- 1
Generowanie list z CRM Hrily
Make pobiera aktualną listę opiekunek, ich statusów i danych do przelewów bezpośrednio z Hrily. Bez ręcznego eksportu CSV.
- 2
Zbieranie danych o zaliczkach, bonusach i komornikach
Wszystkie korekty wartości przelewu (zaliczki, potrącenia komornicze, bonusy) zaciągane są do jednego arkusza i przeliczane automatycznie.
- 3
Plik bankowy dla kont polskich i zagranicznych
Na końcu generowany jest gotowy plik importu bankowego — osobno dla PLN i dla przelewów zagranicznych. Wystarczy zatwierdzić w bankowości.
Rezultat
z 3 dni → 15 min
czas realizacji
30 h / mies.
uwolnione z finansów
ten sam dzień
przelewy możliwe natychmiast
Cykl wypłat skurczył się z 2–3 dni do 15 minut. Przelewy są możliwe nawet w tym samym dniu, a nie 3 dni wcześniej. Kadrowa może wyjechać na urlop, a wypłaty i tak wyjdą na czas. To była całkowita transformacja procesu.
Mateusz Kozłowski
Założyciel flowbiz · Ekspert automatyzacji procesów
Wdrażam automatyzacje, integracje i AI w średnich firmach na Pomorzu i w Kujawsko-Pomorskiem.